Conception et réalisations d’évènements
Conception et réalisation d’évènements
Après une première phase de prise de briefe et d’accompagnement stratégique, nous concevons avec nos clients leurs évènements de quelque nature qu’ils soient, grand-publics ou professionnels.
Vient ensuite la phase de production sur site où nous intervenons en tant que régisseur pour assurer la coordination de l’ensemble des intervenants. Il s’agit de la mise en œuvre du projet, de son installation générale, à la tenue d’évènements sur site en passant par les services exposants puis des debriefing et recommandations post-réalisations.
Un service sur mesure
Une personne unique dédiée est présente tout au long de l’événement, de la première réunion à la fin de l’opération. Notre important réseau de fournisseurs selectionnés pour votre événement vous garantit un service de qualité et des tarifs négociés. Il en va de même avec les parcs et autres lieux d’expositions.
Préparation
– Prise en compte et conseils lors de l’élaboration du cahier des charges logistiques et techniques
– Etablissement des demandes administratives
– Aide aux choix des offres d’équipements fournisseurs
– Proposition des prestations complémentaires
– Aide à la réalisation du budget logistique
– Conception et conseils des fonds de plans et des flux visiteurs
– Suivi des plans
– Validation du guide technique de l’exposant
– Appels d’offre, négociations et recommandations de prestataires
– Commandes, suivi des réalisations et contrôle de la facturation des prestataires tels que gardiennage, hôtesses, restauration, signalétique, mobilier, son-vidéo, nettoyage…
– Assistance ou conduites des réunions de coordination avec les parcs et les prestataires
– Suivi et contrôle des aménagements en phase avec la règlementation
Coordination sur site
– État des lieux d’entrée
– Suivi et contrôle du bon déroulement de la phase de montage et du respect des plannings fournisseurs
– Briefe et management des équipes sur site (Hôtes, gardiens…)
– Contrôle de la qualité des réalisations
– Permanence technique
– Suivi du démontage
– État des lieux de sortie
Après évenement
– Debriefing et remise d’un document identifiant les points d’améliorations à envisager pour de prochaines éditions
– Contrôle des factures fournisseurs
Le processus
En amont de l’évènement:
conseils et recommandations, négociation et contractualisation auprès des meilleurs fournisseurs
pilotage sur site, suivi et contrôle de la réalisation technique et logistique du salon ou de l’évènement.
suivi budgétaire, bilan général et recommandations
Services aux exposants et aux visiteurs
La tenue de congrès et salons professionnels et grand-publics implique, outre son organisation logistique, une multitude de services complémentaires à l’endroit des exposants et même des visiteurs.
